Bất cứ sự kiện nào diễn ra, ban tổ chức đều cần phải chuẩn bị cảnh huống phòng ngừa cho những cảnh huống có thể xảy ra trong sự kiện. Người ta ví đó như là một kế hoạch B. Nếu kế hoạch A gặp trục trặc hoặc sự cố sẽ ứng dụng ngay kế hoạch B. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện vẫn không biết đến điều này và chỉ chuẩn bị cho mình độc nhất vô nhị một kế hoạch. Dưới đây là hướng dẫn chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa cho sự kiện. Bạn hãy tham khảo nhé!

Xem thêm: cty dịch vụ tổ chức sự kiện

Hiểu được mục đích tổ chức sự kiện

Đây là điều tiên quyết trong việc tổ chức sự kiện. Sự kiện vững chắc sẽ không thành công nếu người tổ chức không hiểu được mục đích và sản phẩm của doanh nghiệp là gì. Mục đích của việc tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp là để định vị được sản phẩm đó như thế nào. Ví dụ kem đánh răng close up giúp thơm miệng; kem đánh răng colgate giúp ngừa sâu răng; còn sensodyne thì giảm ê buốt…
Việc hiểu đúng định vị của sản phẩm sẽ giúp các agency dễ dàng lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện. Đưa ra thông điệp truyền tải đúng đắn và hiệu quả hơn.

Lên concept cho sự kiện

Đối với bất cứ sự kiện nào, điều đòi hỏi nhiều tư duy sáng tạo nhất đó chính là ý tưởng. Ý tưởng hay còn gọi là concept, là vong hồn của sự kiện. Bởi nó bao quát tất thảy sự kiện; từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tìm đến các agency event.

Và như đã nói, việc hiểu được sản phẩm sẽ giúp agency lên được ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất có thể. Thông thường đơn vị tổ chức sự kiện thường căn cứ vào sản phẩm và mục đích của sự kiện để lên ý tưởng và concept.

Quan tâm theo sát khách mời

Khách hàng là thượng đế. Do đó bạn hãy luôn theo sát khách mời của mình. Chỉ đơn giản là một cuộc trò chuyện với khách hàng của mình xuyên suốt trong sự kiện. Tránh tình trạng mất khách mời khiến cho khách mời không nhận được sự trợ giúp khi cấp thiết. Ngoài ra, quý doanh nghiệp nên liên quan trước với khách mời từ 2 đến 3 lần trước khi sự kiện diễn ra để công nhận sự có mặt của khách mời trong ngày diễn ra sự kiện.

Xem thêm: tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Giới hạn ngân sách tiêu xài

Nếu bạn thực hành tốt việc đo lường ngân sách thì thật tuyệt trần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hà tiện được một khoảng ngân sách đủ lớn. Bạn có thể giảm ngân sách tiêu của mình xuống bằng cách đàm phán giá cả thêm với các đơn vị liên can như phân phối ẩm thực, trang trí sự kiện,…